Entrevista 

La primera obligación de un administrador de propiedad horizontal después de una emergencia no es revisar paredes, hacer cuentas ni tranquilizar a los propietarios diciendo que “todo está bien”, es proteger la vida.

Esa es una de las principales conclusiones planteadas por Oscar Hernández Duque, economista y experto en propiedades y aseguramiento, durante una entrevista con Econoticias, en la que explicó qué deben hacer las copropiedades después de un evento como el terremoto y cómo evitar errores que posteriormente pueden complicar tanto la seguridad de los residentes como una eventual reclamación ante las aseguradoras. La regla, según Hernández Duque, es sencilla: primero las personas, después los edificios.

El administrador no puede convertirse en ingeniero estructural

Ante una emergencia, el administrador debe activar el protocolo correspondiente, verificar que las personas estén a salvo, coordinar una eventual evacuación y restringir el ingreso a las zonas donde pueda existir algún riesgo. El paso resulta especialmente importante cuando han transcurrido varios días desde el evento, porque pueden permanecer condiciones de riesgo que no sean evidentes a simple vista.

Una grieta, un desprendimiento, daños en columnas, vigas, fachadas, escaleras u otros elementos de una edificación no pueden ser evaluados únicamente con la percepción del administrador.

Hernández Duque fue enfático en señalar que el administrador tiene una enorme responsabilidad administrativa, pero no puede reemplazar al ingeniero estructural. Su función está en coordinar, gestionar, informar y proteger; el diagnóstico sobre la seguridad estructural debe estar respaldado por un profesional competente.

Por eso, permitir el regreso de residentes únicamente porque “el edificio parece estar bien” puede convertirse en una decisión equivocada si existen señales de daño que todavía no han sido evaluadas técnicamente.

Documentar, pero sin poner en riesgo la vida

Una vez atendida la emergencia inicial, comienza otra tarea fundamental: documentar lo ocurrido. Fotografías, videos, informes, actas, cotizaciones y comunicaciones hacen parte de los soportes que pueden resultar determinantes para establecer posteriormente qué ocurrió, cuáles fueron los daños y cómo se desarrollará una eventual reclamación.

Pero también existe una regla de sentido común: nadie debe exponerse a una zona peligrosa solamente para conseguir una fotografía o grabar un video, la documentación debe hacerse de manera segura y organizada, identificando las zonas afectadas y dejando constancia de las circunstancias.

Hernández Duque recomienda incluso crear una carpeta exclusiva, física y digital, relacionada con el evento. Allí deberían reposar las fotografías y videos, informes técnicos, cotizaciones, facturas, comunicaciones con la aseguradora, información del ajustador y las actas relacionadas con el proceso.

El seguro no se activa con una llamada informal

Otro de los puntos que genera inquietud entre propietarios y administradores es el seguro, de acuerdo con lo explicado durante la entrevista, la Ley 675 de 2001 establece obligaciones relacionadas con el aseguramiento de los bienes comunes susceptibles de aseguramiento frente a determinados riesgos, entre ellos incendio y terremoto.

Por eso, después de una emergencia, el administrador debe tomar la póliza vigente de la copropiedad y revisar con detenimiento qué está asegurado, cuáles son las coberturas, los límites, los deducibles y las condiciones particulares, luego debe reportar formalmente el siniestro a la aseguradora o al intermediario correspondiente, dejando evidencia de la fecha y hora del reporte y solicitando el número de radicado, ese documento se convierte en una pieza clave para hacer seguimiento al proceso.

¿Y quién es el ajustador?

Una vez reportado el siniestro, normalmente la compañía de seguros asigna un ajustador, profesional encargado de evaluar las pérdidas y analizar el alcance del daño, el administrador debe facilitar la información disponible, permitir las inspecciones y acompañar el proceso. Sin embargo, existe una diferencia que propietarios y residentes deben tener muy clara: reportar un daño no significa que la aseguradora ya haya aprobado su pago.

Por eso, el administrador no debería comprometerse verbalmente con la comunidad sobre qué daños serán cubiertos o cuánto dinero será reconocido, mientras no exista una determinación formal de la compañía. También es fundamental revisar si la copropiedad está adecuadamente asegurada. Hernández Duque advierte que algunas edificaciones pueden encontrarse técnicamente infraseguradas, una situación que puede tener consecuencias sobre el valor de una eventual indemnización.

Administrador, consejo y asamblea tienen responsabilidades diferentes

La emergencia tampoco elimina las competencias de los distintos órganos de la propiedad horizontal, el administrador debe mantener informado al consejo de administración sobre las medidas adoptadas, el estado del inmueble, las evaluaciones técnicas, el reporte ante la aseguradora y las necesidades que comiencen a aparecer.

Pero no todas las decisiones pueden ser tomadas unilateralmente por el administrador. Cuando se trata de grandes obras de reconstrucción, aportes extraordinarios u otras determinaciones que excedan sus competencias, deberán surtirse las instancias correspondientes, incluida la asamblea cuando sea necesario.

También será indispensable establecer técnicamente qué tipo de daños existen: estructurales, no estructurales o al interior de las unidades privadas. Esta diferenciación resulta clave porque no todo daño ocurrido dentro de un apartamento necesariamente corresponde al seguro contratado por la copropiedad. Deben revisarse la naturaleza del elemento afectado, el reglamento de propiedad horizontal, la póliza y las circunstancias particulares del caso.

Los siete pasos para no improvisar después de una emergencia

La ruta planteada por Oscar Hernández Duque puede resumirse en siete acciones:

1. Proteger la vida: evacuar, atender la emergencia y poner a salvo a los residentes.

2. Controlar el riesgo: aislar las zonas inseguras y evitar el ingreso hasta contar con una evaluación técnica cuando sea necesaria.

3. Documentar: recopilar fotografías, videos, informes, actas y demás soportes, siempre sin exponerse al peligro.

4. Activar el seguro: reportar inmediatamente el siniestro y hacer seguimiento al proceso de evaluación y al ajustador.

5. Informar a la comunidad: comunicar de manera clara, frecuente y responsable las decisiones adoptadas y el avance del proceso.

6. Respetar las competencias: administrador, consejo y asamblea deben actuar dentro de las funciones que les corresponden.

7. Reconstruir o reparar: tomar decisiones con base en diagnósticos técnicos, las coberturas existentes y las autorizaciones que correspondan.

Después de un terremoto, la administración de una copropiedad enfrenta mucho más que paredes agrietadas o daños materiales. Está frente a una situación que exige criterio, organización y responsabilidad.

Y quizá la principal lección de la entrevista de Econoticias con Oscar Hernández Duque sea también la más sencilla: un administrador no tiene que saber hacerlo todo, pero sí debe saber qué debe hacer, a quién acudir y cuándo no puede actuar por cuenta propia. Porque en una emergencia, la tranquilidad de una comunidad no se construye diciendo que no pasa nada. Se construye tomando las decisiones correctas, con información, respaldo técnico y poniendo la vida de las personas por encima de cualquier edificio.